Een goede klantenservice is essentieel voor het behoud van tevreden klanten. Helaas kan het voorkomen dat je als klant niet tevreden bent over de dienstverlening van een bedrijf. In zo’n geval is het belangrijk om je klacht kenbaar te maken aan de klantenservice. In dit artikel geven we een voorbeeld van een klachtenbrief aan de klantenservice, zodat je een idee hebt van hoe je jouw klacht op een duidelijke en respectvolle manier kunt verwoorden.
Geachte klantenservice,
Ik schrijf u deze brief om mijn ongenoegen te uiten over de dienstverlening die ik recentelijk heb ontvangen van uw bedrijf. Ik ben een trouwe klant van uw producten/diensten en ik had altijd een positieve ervaring met uw klantenservice. Echter, de laatste keer dat ik contact met uw klantenservice opnam, was ik zeer teleurgesteld over de manier waarop mijn probleem werd behandeld.
Om mijn klacht duidelijk te maken, wil ik graag de volgende punten benadrukken:
- Ten eerste, de wachttijd aan de telefoon was buitensporig lang. Ik heb meer dan 30 minuten moeten wachten voordat ik een medewerker aan de lijn kreeg. Dit is onacceptabel, vooral omdat ik al mijn persoonlijke gegevens en klantnummer moest invoeren voordat ik überhaupt met iemand kon praten.
- Ten tweede, toen ik eindelijk een medewerker aan de lijn kreeg, leek hij/zij niet goed op de hoogte te zijn van mijn probleem. Ik moest mijn verhaal meerdere keren herhalen voordat de medewerker begreep wat er aan de hand was. Dit zorgde voor veel frustratie en tijdsverspilling.
- Ten derde, de medewerker was niet behulpzaam en leek weinig interesse te tonen in het oplossen van mijn probleem. Hij/zij gaf geen duidelijke antwoorden op mijn vragen en leek niet bereid om een oplossing te vinden. Dit is zeer teleurstellend, vooral omdat ik altijd goede ervaringen had met uw klantenservice in het verleden.
Ik begrijp dat er soms drukte kan zijn bij de klantenservice, maar ik verwacht toch een bepaalde mate van professionaliteit en klantgerichtheid. Als trouwe klant voel ik me niet serieus genomen en ik ben teleurgesteld in de manier waarop mijn klacht is behandeld.
Ik verzoek u vriendelijk om mijn klacht serieus te nemen en passende maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat dit soort situaties in de toekomst worden voorkomen. Ik verwacht een snelle en bevredigende oplossing voor mijn probleem.
Ik hoop dat u mijn klacht serieus neemt en dat we tot een oplossing kunnen komen. Ik ben nog steeds een tevreden klant van uw producten/diensten en ik hoop dat ik in de toekomst weer op uw klantenservice kan vertrouwen.
Met vriendelijke groet,
Uw naam